Chaque action, expliquéeétape par étape.
Le centre de formation complet pour configurer votre cabinet, gérer les patients, automatiser les rendez-vous et contrôler chaque workflow Sanovia AI.
20 tutoriels
Ouvrez un tutoriel pour afficher toutes les actions.
01Démarrage8 minCréer un cabinet et se connecterCréer l’espace du cabinet, vérifier l’adresse e-mail et ouvrir une session sécurisée.
Pour qui
Propriétaire du cabinet
Avant de commencer
Une adresse e-mail professionnelle et le numéro WhatsApp du cabinet.
Actions détaillées
- 1
Ouvrir la page de connexion
Depuis la page d’accueil, cliquez sur « Commencer » ou « Connexion », puis choisissez la création d’un nouveau cabinet.
- 2
Identifier le cabinet
Saisissez le nom officiel du cabinet, le nom du praticien responsable et la spécialité principale. Ces informations seront utilisées dans l’agenda, les documents et les messages patients.
- 3
Renseigner les coordonnées
Ajoutez l’e-mail professionnel et le numéro WhatsApp au format international, par exemple +216. Vérifiez soigneusement ces deux champs avant de continuer.
- 4
Créer un mot de passe robuste
Utilisez un mot de passe unique avec majuscules, minuscules, chiffres et caractère spécial. Ne réutilisez pas le mot de passe de votre messagerie.
- 5
Vérifier l’adresse e-mail
Demandez le code de vérification, ouvrez l’e-mail reçu puis saisissez les six chiffres dans l’ordre. Si le code expire, demandez-en un nouveau.
- 6
Se connecter
Revenez à l’onglet Connexion, saisissez l’e-mail et le mot de passe, puis validez. Le chargement se termine sur le tableau de bord du cabinet.
- 7
Contrôler le bon espace
Vérifiez le nom du cabinet et votre nom dans la barre supérieure. Si vous appartenez à plusieurs environnements, assurez-vous de travailler dans le bon cabinet.
Conseil
Pour la vidéo, utilisez un cabinet et des coordonnées entièrement fictifs. Ne montrez jamais un vrai mot de passe.
Résultat attendu
Le cabinet et le compte propriétaire sont actifs et le tableau de bord est accessible.
Tutoriel vidéo à ajouter
Remplacez la valeur demarrage dans YOUTUBE_LINKS.
02Cabinet6 minComprendre le tableau de bordLire les indicateurs du jour et accéder rapidement aux actions prioritaires.
Pour qui
Propriétaire, praticien, réception
Avant de commencer
Être connecté avec l’autorisation de consulter les statistiques.
Actions détaillées
- 1
Lire l’en-tête
Commencez par la date, le nom de l’utilisateur et le cabinet actif. Les indicateurs sont calculés pour cet environnement uniquement.
- 2
Examiner les cartes principales
Lisez le nombre de rendez-vous, les patients concernés, les opportunités de récupération et l’activité des conversations. Comparez les valeurs avant d’agir.
- 3
Consulter les performances praticiens
Ouvrez le bloc de performance pour voir l’activité, le nombre de patients et la présence par praticien sur la période affichée.
- 4
Parcourir l’agenda du jour
Repérez les prochains patients, l’heure, le soin et le statut. Cliquez sur « Voir l’agenda » pour accéder aux détails et modifier le rendez-vous.
- 5
Traiter les priorités IA
Consultez les patients que le système recommande de contacter en premier. Ouvrez une opportunité avant toute relance afin de vérifier le contexte.
- 6
Repérer les créneaux libres
Le bloc des créneaux libres permet de rejoindre directement la liste d’attente et de chercher un patient compatible.
- 7
Lire l’entonnoir de récupération
Suivez le passage des patients identifiés aux patients contactés, ayant répondu, réservé puis réellement venus au cabinet.
Résultat attendu
Vous savez identifier les rendez-vous, les priorités IA, les créneaux libres et les opportunités de récupération.
Tutoriel vidéo à ajouter
Remplacez la valeur tableau_de_bord dans YOUTUBE_LINKS.
03Cabinet15 minGérer l’agenda et les rendez-vousCréer, rechercher, confirmer, terminer, annuler et archiver un rendez-vous.
Pour qui
Praticien et réception
Avant de commencer
Avoir au moins un patient et une prestation dans le catalogue.
Actions détaillées
- 1
Choisir la période
Utilisez les flèches pour avancer ou reculer, puis « Aujourd’hui » pour revenir à la date courante. Choisissez la vue Jour, Semaine, Mois ou Liste.
- 2
Rechercher et filtrer
Recherchez par patient, téléphone ou soin. Combinez les filtres de statut, source et traitement pour isoler les rendez-vous utiles.
- 3
Créer un rendez-vous
Cliquez sur « Nouveau rendez-vous », choisissez le patient, la date et l’heure. Sélectionnez une prestation du catalogue ou renseignez un soin manuellement.
- 4
Définir durée, tarif et notes
Vérifiez la durée prévue, ajoutez le montant si votre rôle l’autorise et saisissez uniquement les notes administratives nécessaires.
- 5
Enregistrer et vérifier
Validez le formulaire, puis retrouvez le rendez-vous dans l’agenda. Contrôlez le nom, l’heure, la durée, la source et la couleur du statut.
- 6
Ouvrir la fiche du rendez-vous
Cliquez sur le rendez-vous pour afficher le patient, le téléphone, le soin, le prix et les actions disponibles.
- 7
Faire évoluer le statut
Passez de Prévu à Confirmé, puis Terminé après la consultation. Utilisez No-show uniquement lorsque l’absence est réellement constatée.
- 8
Annuler avec confirmation
Cliquez sur Annuler, lisez la confirmation puis validez. Cette action peut libérer le créneau et alimenter la liste d’attente.
- 9
Bloquer une plage
Utilisez « Bloquer une plage » pour une réunion, une pause ou une indisponibilité. Choisissez le type, la date, l’heure de début, l’heure de fin et le motif.
- 10
Exporter le planning
Cliquez sur Imprimer pour générer le planning professionnel du jour. Contrôlez l’aperçu avant l’impression ou l’enregistrement PDF.
- 11
Archiver proprement
Pour retirer un rendez-vous administratif erroné, utilisez l’action d’archivage et saisissez un motif précis afin de conserver une trace exploitable.
Point d’attention
Les statuts Terminé, Annulé et No-show ont des conséquences sur les statistiques, les relances et la récupération. Ne les utilisez pas pour une simple démonstration sur des données réelles.
Résultat attendu
Le rendez-vous est enregistré avec le bon patient, le bon soin, le bon tarif et le bon statut.
Tutoriel vidéo à ajouter
Remplacez la valeur agenda dans YOUTUBE_LINKS.
04Patients10 minCréer et gérer un patientAjouter un patient, retrouver son dossier, mettre à jour ses coordonnées et exporter sa fiche.
Pour qui
Praticien et réception
Avant de commencer
Disposer des informations minimales d’identité et d’un numéro de contact.
Actions détaillées
- 1
Ouvrir le répertoire
Dans le menu, cliquez sur Patients. Le tableau affiche l’identité, les coordonnées, la dernière visite, le statut et les indicateurs de présence.
- 2
Vérifier l’absence de doublon
Recherchez d’abord le nom et le numéro de téléphone. Si une fiche existe déjà, ouvrez-la au lieu de créer un second dossier.
- 3
Créer le patient
Cliquez sur « Nouveau patient » puis renseignez prénom, nom et téléphone. Ajoutez l’e-mail lorsqu’il est disponible.
- 4
Ouvrir la fiche
Cliquez sur la ligne du patient. Vérifiez l’identité, les alertes visibles et les statistiques de visites avant toute modification.
- 5
Modifier les coordonnées
Utilisez l’action de modification, corrigez uniquement les champs nécessaires puis enregistrez. Vérifiez le message de confirmation.
- 6
Ajouter des informations utiles
Renseignez les champs médicaux et administratifs autorisés par votre rôle. Évitez les commentaires non pertinents ou subjectifs.
- 7
Exporter le dossier
Utilisez l’export PDF lorsque vous disposez de l’autorisation requise. Vérifiez le destinataire et l’emplacement avant de partager le document.
- 8
Archiver plutôt que supprimer
Si le dossier ne doit plus être actif, utilisez l’action prévue et confirmez. L’historique reste traçable selon les règles du cabinet.
Résultat attendu
Le patient possède une fiche unique et ses coordonnées sont prêtes pour les rendez-vous et communications.
Tutoriel vidéo à ajouter
Remplacez la valeur patients dans YOUTUBE_LINKS.
05Patients12 minDocumenter le dossier cliniqueConsulter l’historique, enregistrer les notes et utiliser le journal de contact.
Pour qui
Praticien et personnel autorisé
Avant de commencer
Avoir ouvert la fiche d’un patient avec les droits de lecture ou d’écriture médicale.
Actions détaillées
- 1
Lire les alertes avant toute action
Commencez par les allergies, anticoagulants, grossesse, diabète et autres alertes visibles. Ces informations doivent être relues par le professionnel.
- 2
Parcourir l’historique
Dans l’onglet Historique, consultez les rendez-vous passés et futurs, leurs soins, statuts et dates.
- 3
Ouvrir Dossier & Notes
Accédez à l’espace de notes cliniques. Lisez les entrées précédentes avant d’ajouter une nouvelle observation.
- 4
Rédiger une note factuelle
Décrivez les observations, actes, décisions et éléments de suivi de façon concise. Séparez clairement les faits des hypothèses.
- 5
Enregistrer la note
Cliquez sur Enregistrer puis attendez la confirmation. Rechargez ou changez d’onglet seulement après la fin de l’enregistrement.
- 6
Mettre à jour un rendez-vous lié
Depuis l’historique, ouvrez le rendez-vous concerné et changez son statut seulement si l’acte a réellement eu lieu.
- 7
Utiliser le journal de contact
Ouvrez le journal, choisissez le canal utilisé, décrivez le résultat de l’appel ou du message et ajoutez la prochaine action attendue.
- 8
Créer une relance si nécessaire
Depuis la fiche, ouvrez l’action de relance, choisissez le motif et la date, puis enregistrez la tâche pour l’équipe.
Point d’attention
Les notes médicales ne doivent être accessibles et modifiées que par les rôles autorisés.
Résultat attendu
Le contexte clinique et les échanges utiles sont documentés de manière structurée et traçable.
Tutoriel vidéo à ajouter
Remplacez la valeur dossier_clinique dans YOUTUBE_LINKS.
06Patients9 minCréer une ordonnancePréparer, vérifier, enregistrer et imprimer une ordonnance liée au patient.
Pour qui
Médecin ou dentiste autorisé
Avant de commencer
Le profil du prescripteur et les informations du cabinet doivent être complets.
Actions détaillées
- 1
Ouvrir l’onglet Ordonnances
Depuis le dossier du patient, sélectionnez Ordonnances et consultez les prescriptions précédentes avant d’en créer une nouvelle.
- 2
Vérifier le patient et le prescripteur
Confirmez le nom du patient, l’identité du praticien et les coordonnées du cabinet affichées sur le document.
- 3
Ajouter le médicament
Saisissez manuellement le nom exact, la forme et le dosage. Ajoutez la posologie, la durée et les instructions nécessaires.
- 4
Ajouter les lignes suivantes
Répétez l’opération pour chaque médicament. Supprimez toute ligne vide ou ajoutée par erreur.
- 5
Relire les alertes
Revenez aux allergies et antécédents avant de valider. Sanovia ne remplace pas la vérification pharmaceutique ou clinique du prescripteur.
- 6
Enregistrer
Validez l’ordonnance pour conserver l’identité et le contexte du prescripteur au moment de la création.
- 7
Imprimer et signer
Ouvrez l’aperçu, vérifiez la mise en page puis imprimez. La signature manuscrite reste requise selon le processus actuel du cabinet.
Point d’attention
L’IA ne rédige, ne choisit et ne modifie jamais une prescription. La responsabilité de la prescription appartient exclusivement au praticien.
Résultat attendu
Une ordonnance validée par le praticien est enregistrée dans le dossier et prête à être imprimée.
Tutoriel vidéo à ajouter
Remplacez la valeur ordonnances dans YOUTUBE_LINKS.
07Patients12 minUtiliser les dossiers par spécialitéSaisir les informations adaptées à la spécialité configurée pour le cabinet.
Pour qui
Praticiens
Avant de commencer
La spécialité du cabinet doit être correctement configurée.
Actions détaillées
- 1
Vérifier la spécialité active
Ouvrez Paramètres > Clinique et contrôlez la spécialité. Le dossier patient affiche automatiquement l’outil correspondant.
- 2
Dentaire : ouvrir le schéma
Sélectionnez une dent par son numéro FDI, choisissez l’état ou l’acte puis enregistrez. Vérifiez visuellement la couleur et la légende.
- 3
Dermatologie : localiser une zone
Utilisez la cartographie cutanée pour consigner la région, la description et le suivi photographique autorisé.
- 4
Cardiologie : saisir le bilan
Documentez les constantes et informations cardio prévues par le masque, puis comparez avec les mesures précédentes.
- 5
Ophtalmologie : renseigner le bilan visuel
Saisissez séparément les valeurs œil droit et œil gauche et vérifiez les unités avant l’enregistrement.
- 6
Pédiatrie : suivre la croissance
Renseignez les mesures datées afin de visualiser l’évolution. Contrôlez l’âge et la date de mesure.
- 7
Gynécologie : documenter le suivi
Utilisez les champs dédiés au suivi gynécologique ou de grossesse, uniquement avec les autorisations nécessaires.
- 8
Médecine générale : saisir les constantes
Ajoutez tension, poids, taille, température et autres constantes disponibles, puis vérifiez les unités.
Conseil
Enregistrez les démonstrations de chaque spécialité dans des cabinets fictifs séparés. Ne changez pas la spécialité d’un cabinet réel pour filmer.
Résultat attendu
Le suivi clinique utilise le masque adapté : dentaire, cardio, derma, ophtalmo, pédiatrie, gynécologie ou médecine générale.
Tutoriel vidéo à ajouter
Remplacez la valeur dossiers_specialises dans YOUTUBE_LINKS.
08Patients18 minImporter et consulter une image médicaleAjouter un fichier, utiliser le visualiseur et lancer une analyse dentaire indicative.
Pour qui
Praticien autorisé
Avant de commencer
Une image synthétique ou anonymisée au format pris en charge et l’autorisation Imagerie.
Actions détaillées
- 1
Ouvrir Imagerie & Médias
Dans le dossier patient, ouvrez l’onglet d’imagerie et examinez les études déjà présentes avant d’importer un doublon.
- 2
Choisir un fichier autorisé
Sélectionnez un JPEG, PNG ou DICOM compatible. Pour la démonstration, utilisez uniquement l’image synthétique fournie avec le projet.
- 3
Vérifier l’anonymisation
Ne téléversez pas une capture contenant un nom, une date de naissance ou un identifiant visible. La protection technique ne remplace pas cette vérification humaine.
- 4
Ouvrir le visualiseur
Cliquez sur la vignette puis attendez le chargement complet des pixels et métadonnées avant d’utiliser les outils.
- 5
Zoomer et déplacer
Utilisez le zoom, le panoramique et la loupe pour inspecter une zone. Réinitialisez la vue avant de passer à l’outil suivant.
- 6
Ajuster l’affichage
Testez l’inversion, la rotation, la grille et les préréglages adaptés. Sur DICOM, ajustez le fenêtrage WW/WL si disponible.
- 7
Effectuer une mesure
Placez les points A et B. Sans calibration, la valeur reste en pixels. Pour obtenir une mesure physique, utilisez une référence connue ou le Pixel Spacing DICOM.
- 8
Utiliser l’odontogramme FDI
Sur une image dentaire éligible, sélectionnez une dent pour filtrer et rapprocher les constats associés.
- 9
Lancer l’analyse indicative
Cliquez sur l’analyse IA uniquement pour un examen dentaire pris en charge. Attendez le contrôle qualité, l’anonymisation et la génération du rapport.
- 10
Relire chaque constat
Examinez la région, la sévérité, les dents FDI et les recommandations. Le praticien doit confirmer, corriger ou ignorer chaque élément selon son jugement.
- 11
Fermer ou exporter
Fermez le panneau de rapport pour revenir à l’image. L’export du fichier original doit respecter les règles de confidentialité du cabinet.
Point d’attention
L’analyse d’image est un prototype d’aide indicative non validé cliniquement. Elle ne constitue jamais un diagnostic ni un dispositif médical certifié.
Résultat attendu
L’image est liée au patient, consultable dans le viewer et, si éligible, accompagnée d’un rapport indicatif à relire.
Tutoriel vidéo à ajouter
Remplacez la valeur imagerie dans YOUTUBE_LINKS.
09Automatisation11 minGérer les conversations WhatsAppRechercher un échange, lire le contexte, répondre manuellement et utiliser une suggestion IA.
Pour qui
Réception et praticiens autorisés
Avant de commencer
Le canal WhatsApp doit être configuré ou le simulateur doit être utilisé.
Actions détaillées
- 1
Ouvrir la boîte de réception
Cliquez sur Conversations puis utilisez les filtres pour afficher les conversations actives, en attente ou terminées.
- 2
Rechercher le patient
Saisissez son nom ou son numéro, puis ouvrez la conversation correcte. Vérifiez l’identité avant d’envoyer un message.
- 3
Lire l’historique complet
Remontez suffisamment loin pour comprendre la demande, les créneaux proposés et les éventuelles réponses précédentes de l’équipe.
- 4
Vérifier le contexte patient
Consultez les informations disponibles sans exposer de données médicales inutiles dans le canal WhatsApp.
- 5
Générer une suggestion IA
Cliquez sur le bouton de suggestion. Relisez intégralement le texte et modifiez-le avant l’envoi si nécessaire.
- 6
Répondre manuellement
Saisissez une réponse concise dans le champ prévu, vérifiez le destinataire puis envoyez. Attendez le statut de distribution.
- 7
Utiliser le simulateur
Pour une démonstration sans envoi réel, ouvrez le simulateur et choisissez un scénario rapide ou saisissez une demande fictive.
- 8
Escalader vers l’équipe
Si le message concerne une question médicale, une urgence, une plainte ou une situation ambiguë, laissez l’IA transférer le dossier au personnel humain.
- 9
Clôturer la conversation
Lorsque la demande est résolue, utilisez le statut approprié afin qu’elle ne reste pas dans la file active.
Résultat attendu
La conversation est traitée, documentée et escaladée vers un humain lorsque nécessaire.
Tutoriel vidéo à ajouter
Remplacez la valeur conversations dans YOUTUBE_LINKS.
10Automatisation16 minConfigurer l’assistant IA et WhatsAppConnecter le canal, définir le ton, les services, les capacités et les règles d’escalade.
Pour qui
Propriétaire ou administrateur du cabinet
Avant de commencer
Avoir la permission de modifier la configuration IA.
Actions détaillées
- 1
Ouvrir Assistant IA
Accédez à la page depuis la section Automatisation. Lisez le statut actuel avant de modifier un paramètre.
- 2
Configurer le contact WhatsApp
Dans l’onglet WhatsApp, vérifiez le numéro du cabinet et le message prérempli. Utilisez le QR ou le lien direct selon le mode choisi.
- 3
Tester sans données réelles
Envoyez uniquement un message de test vers un numéro autorisé. Vérifiez la réception avant d’ouvrir le canal aux patients.
- 4
Définir le comportement
Dans l’onglet des consignes, expliquez le ton souhaité, les informations du cabinet et les limites de réponse.
- 5
Choisir le mode de réservation
Sélectionnez le mode automatique pour les réservations autorisées ou le mode avec approbation lorsque l’équipe souhaite valider chaque proposition.
- 6
Vérifier les langues
L’assistant peut adapter la langue au patient. Contrôlez les réponses en français, arabe, anglais et tunisien Arabizi avec le simulateur.
- 7
Configurer les services
Ajoutez chaque prestation avec nom, durée, prix et description. Supprimez les doublons et gardez au moins un service actif.
- 8
Régler les capacités
Activez uniquement les actions que le cabinet accepte : informations administratives, disponibilités, réservation, déplacement ou annulation.
- 9
Définir les escalades
Configurez les cas qui exigent un humain : demande médicale, urgence, plainte, conflit, information absente ou demande hors périmètre.
- 10
Enregistrer puis tester
Sauvegardez, ouvrez le simulateur de conversations et testez au minimum réservation, déplacement, annulation, prix et demande urgente.
Point d’attention
L’assistant WhatsApp est administratif. Il ne doit pas diagnostiquer, interpréter les symptômes ni proposer un traitement.
Résultat attendu
L’assistant répond selon les règles du cabinet et ne réserve que les services et horaires autorisés.
Tutoriel vidéo à ajouter
Remplacez la valeur assistant_ia dans YOUTUBE_LINKS.
11Automatisation8 minTraiter les suivis patientsPrioriser les tâches post-opératoires, consigner une tentative et terminer le suivi.
Pour qui
Praticien, réception ou membre assigné
Avant de commencer
Une tâche de suivi doit exister ou être créée depuis un dossier patient.
Actions détaillées
- 1
Lire les indicateurs
Commencez par les nombres En attente, En cours, Terminés aujourd’hui et Expirés.
- 2
Filtrer la liste
Choisissez le statut et la priorité nécessaires, puis recherchez le patient concerné.
- 3
Ouvrir la tâche
Vérifiez le motif, le soin concerné, la date prévue et la personne assignée.
- 4
Ouvrir le journal
Cliquez sur Journal, sélectionnez le canal réellement utilisé et décrivez le résultat de la tentative.
- 5
Ajouter une note exploitable
Indiquez si le patient a répondu, s’il faut rappeler et à quelle date. Évitez les formulations vagues.
- 6
Enregistrer la tentative
Validez et vérifiez que l’historique de la tâche contient la nouvelle entrée.
- 7
Terminer le suivi
Cliquez sur Terminer uniquement lorsque l’objectif est atteint ou qu’aucune action supplémentaire n’est requise.
Résultat attendu
Chaque tentative de contact et son résultat sont enregistrés jusqu’à la clôture de la tâche.
Tutoriel vidéo à ajouter
Remplacez la valeur suivis dans YOUTUBE_LINKS.
12Automatisation12 minRemplir un créneau avec la liste d’attenteAjouter une demande, définir les préférences et attribuer un créneau libéré.
Pour qui
Réception et gestionnaires de rendez-vous
Avant de commencer
La formule doit inclure la liste d’attente et un patient doit être disponible.
Actions détaillées
- 1
Ajouter un patient
Cliquez sur l’ajout, sélectionnez le patient puis indiquez le traitement recherché.
- 2
Définir les préférences
Choisissez les jours acceptés, le moment de la journée, la priorité et les contraintes importantes.
- 3
Ajouter des notes
Précisez par exemple la disponibilité à court préavis ou la proximité du cabinet, sans ajouter d’informations médicales inutiles.
- 4
Enregistrer et vérifier
Validez puis retrouvez l’entrée grâce à la recherche et aux filtres de priorité.
- 5
Créer une disponibilité
Lorsqu’un rendez-vous est annulé, revenez à la liste. Pour une démonstration, utilisez la fonction de simulation prévue plutôt qu’une vraie annulation.
- 6
Comparer les candidats
Ouvrez le créneau libéré et examinez la compatibilité de chaque patient : traitement, durée, jour, horaire et priorité.
- 7
Contacter le patient
Utilisez le canal disponible et consignez l’issue dans le journal de contact.
- 8
Attribuer le créneau
Après acceptation, sélectionnez le patient puis confirmez. Vérifiez la création du rendez-vous et le changement de statut de l’entrée.
- 9
Retirer une demande
Supprimez une entrée seulement lorsqu’elle est satisfaite, annulée par le patient ou devenue inutile.
Résultat attendu
Le créneau libre est proposé à un patient compatible puis transformé en rendez-vous.
Tutoriel vidéo à ajouter
Remplacez la valeur liste_attente dans YOUTUBE_LINKS.
13Automatisation8 minGérer les rendez-vous manquésAnalyser les absences, ouvrir le dossier et lancer une récupération respectueuse.
Pour qui
Réception, manager et praticien
Avant de commencer
Un rendez-vous doit avoir été marqué No-show dans l’agenda.
Actions détaillées
- 1
Choisir la période
Affichez les sept derniers jours, les trente derniers jours ou l’historique complet selon l’analyse souhaitée.
- 2
Rechercher le patient
Utilisez la recherche puis lisez le nombre d’absences précédentes et le soin concerné.
- 3
Vérifier les rappels
Consultez les informations de rappel et de distribution disponibles avant de conclure à un manque d’engagement.
- 4
Ouvrir le dossier
Accédez à la fiche pour lire l’historique et les notes administratives pertinentes.
- 5
Lancer la récupération
Utilisez l’action de récupération pour préparer une reprise de contact respectueuse et proposer un nouveau rendez-vous.
- 6
Réutiliser le créneau
Si le créneau est encore exploitable, accédez à la liste d’attente afin de rechercher un patient compatible.
- 7
Appliquer la politique du cabinet
Pour les absences répétées, suivez la tolérance et le message de refus configurés dans les paramètres du cabinet.
Résultat attendu
L’absence est analysée et une action cohérente est lancée sans perdre le contexte patient.
Tutoriel vidéo à ajouter
Remplacez la valeur no_shows dans YOUTUBE_LINKS.
14Automatisation10 minRécupérer les patients et rendez-vous perdusDétecter les opportunités et suivre leur progression jusqu’à la visite réalisée.
Pour qui
Propriétaire, manager et réception
Avant de commencer
Avoir l’autorisation de consulter les patients et les statistiques.
Actions détaillées
- 1
Lancer la détection
Cliquez sur Détecter pour rechercher les no-shows, annulations, patients inactifs et contrôles dépassés.
- 2
Lire l’entonnoir
Examinez les étapes Identifiés, Contactés, Réponses, Réservés et Venus afin de comprendre la progression réelle.
- 3
Filtrer les opportunités
Utilisez le statut et la recherche pour isoler un motif ou un patient.
- 4
Ouvrir le contexte
Consultez le patient, la date, le motif et l’estimation avant de contacter qui que ce soit.
- 5
Créer ou démarrer la relance
Choisissez l’action adaptée, assignez-la si nécessaire et vérifiez le message avant l’envoi.
- 6
Marquer les étapes réelles
Passez à Contacté, Répondu et Réservé seulement après l’événement correspondant.
- 7
Confirmer la visite
La valeur récupérée ne doit être considérée comme réalisée qu’après la consultation effectivement terminée.
- 8
Abandonner une opportunité
Si elle n’est plus pertinente, utilisez l’action de rejet ou de clôture avec un motif clair.
Résultat attendu
Les opportunités sont priorisées et leur valeur est comptabilisée seulement lorsque le cycle est réellement terminé.
Tutoriel vidéo à ajouter
Remplacez la valeur recuperation dans YOUTUBE_LINKS.
15Analyse8 minLire les statistiques du cabinetAnalyser les rendez-vous, l’inactivité, les absences et l’efficacité de récupération.
Pour qui
Propriétaire et manager
Avant de commencer
Disposer de l’autorisation Statistiques et d’un historique suffisant.
Actions détaillées
- 1
Lire la période
Vérifiez toujours la période des données avant de comparer deux indicateurs.
- 2
Examiner les KPI
Commencez par les rendez-vous, la récupération, le no-show et le remplissage de la liste d’attente.
- 3
Comparer les rendez-vous
Lisez l’évolution mensuelle et distinguez l’activité globale des rendez-vous récupérés.
- 4
Analyser les patients inactifs
Repérez les variations de réactivation et utilisez le lien vers la récupération pour agir.
- 5
Comprendre les pertes
Comparez traitements interrompus, patients inactifs, absences et plans sans suite.
- 6
Passer du graphique à l’action
Après avoir identifié une cause, ouvrez la page correspondante plutôt que de rester dans l’analyse.
- 7
Comparer des périodes cohérentes
Évitez de comparer une semaine incomplète à un mois entier. Ajoutez le contexte de congés ou d’indisponibilité des praticiens.
Résultat attendu
Vous savez identifier une tendance et ouvrir le workflow opérationnel correspondant.
Tutoriel vidéo à ajouter
Remplacez la valeur statistiques dans YOUTUBE_LINKS.
16Analyse6 minSuivre les revenus récupérésDistinguer la valeur potentielle de la valeur réellement récupérée.
Pour qui
Propriétaire ou administrateur déverrouillé
Avant de commencer
Le mode administrateur doit être actif et les montants des rendez-vous doivent être renseignés.
Actions détaillées
- 1
Ouvrir la page Revenus
Accédez à la section après déverrouillage administrateur. Vérifiez le cabinet et la période.
- 2
Comparer les cartes
Distinguez le montant récupéré du montant encore potentiel. Un rendez-vous réservé n’est pas toujours un revenu réalisé.
- 3
Lire la chronologie
Chaque ligne indique une date, un patient ou type d’action, un montant et son statut.
- 4
Ouvrir l’opportunité liée
Lorsque le montant paraît incorrect, revenez au rendez-vous ou à l’opportunité afin de vérifier le prix et le statut.
- 5
Valider après la visite
Marquez la valeur comme récupérée uniquement lorsque la consultation ou le traitement concerné a été réalisé.
Point d’attention
Cette page est un outil de pilotage opérationnel et ne remplace pas un logiciel comptable ou une caisse certifiée.
Résultat attendu
Vous savez relier chaque montant à une opportunité et éviter de confondre potentiel et revenu réalisé.
Tutoriel vidéo à ajouter
Remplacez la valeur revenus dans YOUTUBE_LINKS.
17Administration15 minConfigurer le cabinet et le catalogueDéfinir l’identité, les horaires, la politique no-show et les prestations proposées.
Pour qui
Propriétaire ou administrateur
Avant de commencer
Avoir l’autorisation Paramètres.
Actions détaillées
- 1
Ouvrir les paramètres Clinique
Vérifiez le nom, la spécialité, le téléphone, l’e-mail et l’adresse affichés.
- 2
Configurer le pays et le fuseau
Choisissez la monnaie et le fuseau horaire exacts. Ils contrôlent les heures du calendrier et des rappels.
- 3
Définir les horaires
Pour chaque jour, activez ou fermez le cabinet puis ajoutez les périodes de travail. Utilisez deux périodes pour une journée coupée.
- 4
Configurer les informations légales
Ajoutez uniquement les identifiants professionnels et coordonnées bancaires nécessaires aux documents du cabinet.
- 5
Définir la politique no-show
Activez le blocage des récidivistes si souhaité, choisissez la tolérance et rédigez le message administratif de refus.
- 6
Enregistrer et contrôler
Sauvegardez puis vérifiez le message de réussite. Revenez dans l’agenda pour confirmer les horaires.
- 7
Ouvrir le Catalogue
Accédez au catalogue depuis le menu administrateur, puis examinez les services existants avant d’en créer un.
- 8
Ajouter une prestation
Saisissez le nom, la durée, le tarif et une description administrative utile à l’assistant.
- 9
Modifier ou retirer
Utilisez l’édition pour corriger durée ou tarif. Supprimez uniquement un service qui ne doit plus être proposé.
- 10
Tester dans l’agenda
Créez un rendez-vous fictif et vérifiez que la prestation remplit automatiquement la durée et le tarif attendus.
Résultat attendu
L’agenda et l’assistant utilisent des informations, horaires, durées et tarifs cohérents.
Tutoriel vidéo à ajouter
Remplacez la valeur clinique_catalogue dans YOUTUBE_LINKS.
18Administration14 minGérer l’équipe et les permissionsCréer un membre, attribuer un rôle, limiter les accès et suspendre un compte.
Pour qui
Propriétaire du cabinet
Avant de commencer
Être connecté comme propriétaire avec la permission de gérer l’équipe.
Actions détaillées
- 1
Consulter l’équipe
Lisez les totaux et identifiez les comptes actifs ou suspendus avant d’ajouter un utilisateur.
- 2
Ajouter un membre
Cliquez sur Ajouter, saisissez prénom, nom, e-mail professionnel et téléphone.
- 3
Choisir le rôle
Sélectionnez propriétaire, praticien, réception ou assistant selon les responsabilités réelles.
- 4
Ajuster les permissions
Accordez uniquement les modules nécessaires. Les assistants, par exemple, ne doivent pas recevoir automatiquement les droits d’écriture médicale.
- 5
Créer le mot de passe initial
Saisissez un mot de passe temporaire robuste ou utilisez la génération prévue. Transmettez-le par un canal sûr.
- 6
Enregistrer et vérifier
Retrouvez le membre dans la liste et contrôlez son rôle, son statut et sa fonction.
- 7
Modifier un membre
Ouvrez le menu d’action, changez les informations ou permissions puis sauvegardez.
- 8
Réinitialiser le mot de passe
Utilisez la réinitialisation uniquement après vérification de l’identité du membre. Ne montrez jamais le nouveau mot de passe dans une vidéo publique.
- 9
Suspendre l’accès
Suspendez le compte lorsqu’un membre quitte temporairement l’équipe. Cela préserve l’historique sans autoriser la connexion.
- 10
Supprimer si nécessaire
Utilisez la suppression uniquement lorsque la politique du cabinet le permet et après avoir vérifié les conséquences.
Résultat attendu
Chaque membre dispose uniquement des accès nécessaires à son travail.
Tutoriel vidéo à ajouter
Remplacez la valeur equipe_permissions dans YOUTUBE_LINKS.
19Administration9 minConsulter la sécurité et le journal d’auditRechercher les événements sensibles, identifier l’acteur et exporter avec précaution.
Pour qui
Propriétaire ou utilisateur autorisé
Avant de commencer
Avoir la permission Audit et confirmer les actions sensibles lorsque demandé.
Actions détaillées
- 1
Ouvrir Sécurité & Audit
Accédez à la page depuis les paramètres administratifs et vérifiez la période affichée.
- 2
Rechercher un événement
Utilisez le texte pour retrouver un patient, un utilisateur ou une ressource sans exposer les résultats à une personne non autorisée.
- 3
Filtrer par action
Choisissez création, modification, suppression ou toutes les actions selon votre investigation.
- 4
Lire la ligne
Identifiez l’horodatage, l’acteur, le type d’action et la ressource concernée.
- 5
Ouvrir le détail
Cliquez sur l’événement pour consulter les métadonnées utiles. Le journal ne doit pas servir à afficher inutilement des données médicales.
- 6
Recouper avec le dossier
Si nécessaire, ouvrez la ressource correspondante dans un second temps et vérifiez que l’action attendue a bien eu lieu.
- 7
Exporter avec autorisation
Confirmez l’action sensible puis stockez le fichier dans un emplacement sécurisé. Ne l’envoyez pas par messagerie personnelle.
Résultat attendu
Vous savez retrouver qui a effectué une action, quand et sur quelle ressource.
Tutoriel vidéo à ajouter
Remplacez la valeur securite_audit dans YOUTUBE_LINKS.
20Administration15 minAdministrer les cabinets de la plateformeCréer un cabinet, gérer son statut, son plan, ses quotas et ses accès principaux.
Pour qui
Super-administrateur Sanovia
Avant de commencer
Disposer d’un compte super-admin distinct et hautement sécurisé.
Actions détaillées
- 1
Se connecter au portail super-admin
Utilisez exclusivement le compte réservé à l’administration de la plateforme. Ne partagez jamais cet accès avec un cabinet.
- 2
Lire les indicateurs globaux
Examinez le nombre de cabinets, leur statut, les formules et les alertes sans ouvrir de données médicales.
- 3
Créer un cabinet
Cliquez sur Nouveau cabinet, saisissez le nom, le propriétaire, l’e-mail, le téléphone, la spécialité et l’adresse.
- 4
Choisir le plan
Sélectionnez Starter, Pro ou Enterprise selon le contrat. Vérifiez les limites d’utilisateurs, rendez-vous et fonctions.
- 5
Transmettre les identifiants
Copiez les accès temporaires une seule fois et envoyez-les au propriétaire par un canal sécurisé.
- 6
Modifier les informations
Ouvrez le menu du cabinet pour corriger ses informations générales ou sa configuration autorisée.
- 7
Activer ou suspendre
Utilisez le changement de statut, ajoutez le motif de suspension et, si nécessaire, définissez une prolongation de période d’essai.
- 8
Changer de plan
Sélectionnez la nouvelle formule et confirmez. Cette action applique des quotas mais ne réalise aucun paiement bancaire.
- 9
Réinitialiser l’accès
Créez un nouveau mot de passe uniquement après vérification de l’identité du propriétaire du cabinet.
- 10
Consulter les utilisateurs globaux
Utilisez la page Utilisateurs pour vérifier les comptes et leurs cabinets sans modifier arbitrairement les rôles cliniques.
Point d’attention
Le super-admin possède un accès à très fort impact. Utilisez un mot de passe unique, limitez les sessions et ne filmez aucun identifiant réel.
Résultat attendu
Le cabinet client est créé, activé et associé au bon plan sans accéder à son espace clinique ordinaire.
Tutoriel vidéo à ajouter
Remplacez la valeur super_admin dans YOUTUBE_LINKS.
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